Administrative Assistant (order entry)

Job Description

With general supervision, responsible for administrative duties of moderate scope and complexity which requires independent judgement and familiarity with applicable procedures.

Responsibilities :

• Following established procedures, perform administrative duties.
• Order entry into ERP systems
• Quote status, follow-up activity and processing
• Purchase order review and processing
• Customer portal management
• Download / upload RFQ"s, Purchase Orders, Execution reports
• Credit / Add Bill processing
• WAWF submissions
• CAVs processing and status updates
• Enter and manipulate data on spreadsheet, data base or file management programs and perform a broad range of typing projects.
• Gather data and perform basic mathematical calculations.
• Collect, prepare, review and distribute documents as required.
• Proofread and correct grammatical, typographical, compositional, or data errors.
• Provide assistance in the administration of assigned activities.
• Conduct inquiries into specific problems, such as delays, to assure objectives are being met.
• Interface effectively with functional departments, teams and customers.
• Screen calls, respond to routine questions and receive and / or escort visitors.
• Maintain accurate and up to date files and record systems.
• Receive reports and take appropriate action as needed.
• Schedule appointments and make routine travel arrangements.
• Schedule group meetings requiring coordination of travel, meeting room setups, menus and hotel accommodations.
• Maintain confidential records and reports.
• Order stationery and supplies.
• Perform other related responsibilities.

Education and Experience :

• High School Diploma / GED
• 2 years of related office experience or demonstrated ability to perform described responsibilities.
• Ability to accurately type 50 wpm, where applicable.

Skills and Knowledge :

• Personal computer skills
• Fluent in Microsoft Office programs (MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, etc.)
• Knowledge of terminology in functional area.
• Effective verbal, written and interpersonal communication skills.
• Ability to work effectively with others and be a participative team player.

EOE / F / M / Disability / Veterans

Título del puesto : Asistente administrativo (entrada de pedidos)

Salario : $21 / hora

Ubicación : Irvine, CA

Código de área : 949, 714

Código Postal : 92618

Fecha de inicio : inmediatamente

Palabras clave : #AsistenteAdministración #TrabajosAdministrador #AsistentePedidos

Turno : 7-3 : 30pm (L-V)

Beneficios :

• Beneficios médicos / de salud con múltiples opciones de planes, cuentas de gastos flexibles, opciones dentales y de visión / gafas / lentes de contacto recetados y pruebas de la vista disponibles.
• Capacitación en el trabajo / capacitación cruzada para desarrollar y ampliar habilidades, creando oportunidades de avance y desarrollo personal.

Reembolso de matrícula disponible para oportunidades de desarrollo relevantes.

• Seguro de Vida, seguro de invalidez y seguro de vida voluntario para familiares disponibles. Seguro de accidentes y enfermedades críticas opcional.
• Las revisiones de desempeño programadas crean oportunidades de avance y aumentos salariales.
• Tenemos muchas historias de éxito de personas que aprovecharon la capacitación, el entrenamiento cruzado y las oportunidades de desarrollo personal para avanzar.

También tenemos historias de éxito de personas que deseaban una carrera confiable, programada y consistente con un equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida personal, beneficios de salud y buena seguridad laboral.

Cualquiera que sea la forma en que defina el éxito, esta cultura laboral se preocupa por los miembros del equipo y trata a cada individuo con dignidad, inclusión, respeto y reconocimiento.

Un programa de recomendación compensa a los empleados activos por recomendar a amigos y antiguos colegas cuando la recomendación resulta en la contratación de la persona.

Nuestro equipo ha crecido con referencias y promociones internas.

Descripción del trabajo :

Con supervisión general, responsable de tareas administrativas de moderado alcance y complejidad que requieren criterio independiente y familiaridad con los procedimientos aplicables.

Responsabilidades :

• Siguiendo procedimientos establecidos, realizar tareas administrativas.
• Entrada de pedidos en sistemas ERP.
• Estado de la cotización, actividad de seguimiento y procesamiento.
• Revisión y procesamiento de órdenes de compra.
• Gestión del portal de clientes
• Descargar / cargar RFQ, órdenes de compra, informes de ejecución
• Procesamiento de crédito / agregar factura
• Presentaciones WAWF
• Procesamiento de CAV y actualizaciones de estado.
• Ingresa y manipula datos en hojas de cálculo, bases de datos o programas de administración de archivos y realiza una amplia gama de proyectos de mecanografía.
• Reunir datos y realizar cálculos matemáticos básicos.
• Recoge, prepara, revisa y distribuye documentos según sea necesario.
• Revisar y corregir errores gramaticales, tipográficos, de composición o de datos.
• Proporcionar asistencia en la administración de las actividades asignadas.
• Realizar investigaciones sobre problemas específicos, como retrasos, para garantizar que se cumplan los objetivos.
• Interactuar efectivamente con departamentos funcionales, equipos y clientes.
• Filtrar llamadas, responder a preguntas de rutina y recibir y / o acompañar a los visitantes.
• Mantener archivos y sistemas de registro precisos y actualizados.
• Recibir informes y tomar las medidas adecuadas según sea necesario.
• Programe citas y haga arreglos de viaje de rutina.
• Programe reuniones de grupo que requieran coordinación de viajes, configuración de salas de reuniones, menús y alojamiento en hoteles.
• Mantiene registros e informes confidenciales.
• Realizar pedidos de papelería y suministros.
• Realizar otras responsabilidades relacionadas.

Educación y experiencia :

• Diploma de preparatoria / GED
• 2 años de experiencia en oficina relacionada o capacidad demostrada para realizar las responsabilidades descritas.
• Capacidad para escribir con precisión 50 palabras por minuto, cuando corresponda.

Habilidades y conocimientos :

• Conocimientos de informática personal.
• Dominio de los programas de Microsoft Office (MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, etc.)
• Conocimiento de terminología en el área funcional.
• Habilidades efectivas de comunicación verbal, escrita e interpersonal.
• Capacidad para trabajar eficazmente con otros y ser un jugador de equipo participativo.

EOE / F / M / Discapacidad / Veteranos